Personuppgifter för medlemmar i FPKE
Integritetspolicy
Senast uppdaterad 231228
Allmänt
Ni ska alltid känna Er trygga när Ni lämnar Era personuppgifter till det svenska registrerade trossamfundet Förenade Pentekostal kyrkan i Europa, org. nr. 252004–7362 (”FPKE”). FPKE vill med denna integritetspolicy visa hur FPKE säkerställer att Era personuppgifter behandlas i enlighet med EU:s dataskyddsförordning 2016/679/EG (”GDPR”) när ni kontaktar oss, är eller vill bli medlemmar eller i övrigt arbetar eller tjänstgör hos oss. FPKE värnar om Er personliga integritet och anser att personlig integritet är av största vikt. FPKE tar därför Er integritet på högsta allvar.
Vad är en personuppgift?
I denna integritetspolicy avser "personuppgifter" varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
Om ni ej delar personuppgifter
I de fall Ni inte väljer att dela personuppgifter med FPKE kan det utbud vi erbjuder (exempelvis att kontakta oss eller bli medlem) bli begränsade eller ej kunna erhållas alls.
I denna integritetspolicy:
1. ALLMÄNT
2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
3. PERSONUPPGIFTER SOM LAGRAS OCH PÅ VILKA GRUNDER
4. LAGRINGSTID
5. SKYDDET OCH DELNING AV ERA PERSONUPPGIFTER
6. RÄTTIGHETER
1 . ALLMÄNT
Denna integritetspolicy redogör hur FPKE behandlar, lagrar och delar Era personuppgifter när Ni använder FPKEs tjänster enligt nedan. Denna integritetspolicy beskriver också Era rättigheter och hur Ni kan utnyttja Era rättigheter gentemot FPKE.
FPKE kan från tid till annan ändra denna integritetspolicy som svar på FPKEs på ändrade juridiska, tekniska eller verksamhetens skäl och utveckling. Om så sker, kommer FPKE att publicera den justerade integritetspolicyn på www.fpke.se med information om när ändringarna träder i kraft. Om FPKE ââgör väsentliga ändringar kommer FPKE att meddela Er genom att ändra datumet högst upp i denna integritetspolicy och, beroende på de specifika ändringarna, kan FPKE ge Er ytterligare meddelandet om detta.
FPKE uppmanar Er att Ni håller Er uppdaterad om ändringar.
2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Det svenska registrerade trossamfundet Förenade Pentekostal kyrkan i Europa, org. nr. 252004–7362 är personuppgiftsansvarig för behandlingen av Era personuppgifter är därmed ansvarig för att Era uppgifter behandlas på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Om Ni har frågor om hur FPKE behandlar Era personuppgifter eller om Ni vill nyttja Era rättigheter kontaktar Ni enklast FPKE på något av nedan sätt:
admin@fpke.se eller till närmaste pastor eller predikant
3. PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH PÅ VILKA GRUNDER
FPKEs policy innebär att FPKE sparar och behandlar så få av Era uppgifter som möjligt. Följande personuppgifter kan FPKE komma att samla in från Er eller tredje part när ni blir kontaktar FPKE, blir medlemmar, arbetar eller tjänstgör i FPKE.
3.1 När ni kontaktar FPKE
Insamlade uppgifter
â De uppgifter du lämnar till oss, ofta namn, kontaktuppgifter och information om ditt ärende.
Syfte och laglig grund
Om du lämnar dina personuppgifter när du kontaktar oss behandlar vi detta för att kunna svara på din fråga och i förekommande fall upprätthålla en kontakt. Den rättsliga grunden för ovan är intresseavvägning där FPKE har ett berättigat intresse av att kunna administrera sina relationer och förfrågningar, svara på frågor och upprätthålla affärs- och medlemskontakter vilket väger tyngre än den registrerades intressee.
3.2 När Du blir eller ansöker om att bli medlem i FPKE
När ni ansöker om att bli medlem i FPKE samlar FPKE in följande information om dig:
â Fullständigt namn
â Födelsedatum
â Personnummer
â Telefonnummer
â Mailadress
â Civilstånd
â Dopdatum
Samt i förekommande fall:
â Pastor som utförde dopet
â Helige anden
â
Syfte och laglig grund
Vi behandlar och samlar in dessa personuppgifter för att införa dem i medlemsregistret, administrera registret samt ditt medlemskap och i förekommande fall skicka ut information till dig som medlem såsom inbjudningar och övrig information om våra aktiviteter och sedan bjuda in dig till dessa i enlighet med vad våra stadgar och medlemsavtalet säger.
Det avtal som vi har ingått med dig (dvs. våra åtaganden i medlemsavtalet och enligt stadgarna) utgör den lagliga grunden för att hantera ditt avtal om medlemskap. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra avtalsrättsliga förpliktelser gentemot dig, t.ex. skapa och administrera ditt medlemskap och erbjuda dig relevanta aktiviteter eller stöd.
I förekommande fall kan även personuppgifterna samlas in för att fullgöra våra skyldigheter enligt lag såsom Lag (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund. Den lagliga grunden är således rättslig förpliktelse.
3.3 När du arbetar eller tjänstgör i FPKE
Insamlade uppgifter
När du anställs av oss eller i övrigt arbetar eller tjänstgör hos oss kommer vi att samla in och hantera de personuppgifter som är relevanta för din anställning eller din tjänst. Exempelvis namn, kontaktuppgifter, kontonummer, CV och lön. Utöver detta kan vi komma att hantera känsliga personuppgifter om dig såsom ifall du uppgivit att du är sjuk. Vi vidtar dock särskilda försiktighetsåtgärder avseende sådana uppgifter. Den lagliga grunden för hanteringen av dessa personuppgifter är för att kunna uppfylla avtalet med dig och i det avses att kunna hantera administrationen kring ditt arbete och lön.
â Namn
â Personnummer
â Bankuppgifter för utbetalning av lön
â Övriga uppgifter du ger oss, exempelvis om du är sjuk eller har frånvaro
â Kontaktuppgifter
â Befattning
Syfte och laglig grund
FPKE behandlar personuppgifter såsom exempelvis personnummer, namn, telefonnummer, e-mail, bankuppgifter, anställningsnummer och dylikt för att kunna fullgöra avtalet med dig och för att kunna uppfylla de lagkrav som åligger FPKE.
I vissa fall används likväl berättigat intresse, såsom för att möjliggöra tjänsteresor, hotell, logi och eventdeltagande. Även för säkerhet och sekretess till FPKEs IT-system, lokaler och liknande, samt likväl i situationer som vid medarbetarundersökningar för att kunna förbättra verksamheten och för att kunna verka kompetenshöjande.
Vi kan i flera avseenden behöva behandla dina hälsouppgifter, exempelvis vid administration av sjuklön och vid rehabiliteringsåtgärder. Vi gör dock enbart detta för att uppfylla våra skyldigheter och rättigheter inom arbetsrätten där rättslig förpliktelse således utgör den lagliga grunden.
(ii) Information om lön, pension m.m.
FPKE hanterar information om din lön, pension och liknande för att uppfylla sina avtalsenliga förpliktelser med dig liksom att uppfylla lagstadgade krav.
(iii) Information om arbetsskador och rehabilitering
Information rörande arbetsskador behandlas för att uppfylla FPKEs lagkrav om viss dokumentation.
I fråga om rehabilitering finns både grund för att behandla personuppgifter för att fullgöra anställningsavtalet och för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
Det görs dock en prövning i varje enskilt fall sett till rehabiliteringens syfte. Se exempelvis AFS 1994:1 11§ (med 9 §).
3.4 Övrigt
För det fall FPKE har annan situation där personuppgifter samlas in så kommer information lämnas till dig, exempelvis i samband med att vi frågar om ditt samtycke.
4. LAGRINGSTID
FPKE lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla de mål för vilka uppgifterna samlades in eller så länge FPKE är skyldigt att lagra personuppgifter i enlighet med lag.
4.1 När Ni kontaktar FPKE
Om du lämnar dina personuppgifter när du kontaktar oss lagrar vi dina kontaktuppgifter i upp till sex (6) månader om inte kontakten leder till annat ärende. Syftet med lagringstiden är att vi ska kunna följa upp ditt ärende.
Om du lämnar över känsliga personuppgifter till oss kommer vi genast att radera känsliga uppgifter som vi inte bedömer som nödvändiga för att administrera ditt ärende. Känsliga personuppgifter som vi bedömer relevanta för att administrera ditt ärende raderar vi så fort vi bedömer att vår kontakt med dig inte leder till ett ärende vi behöver följa upp.
4.2 När Du blir eller ansöker om att bli medlem i FPKE
När du lämnar dina personuppgifter för att bli medlem hos oss lagrar vi dem under tiden du är medlem och för en tid om längst sex (6) månader därefter för det fall du fortsatt vill vara medlem hos oss.
4.3 När du arbetar eller tjänstgör i FPKE
Personuppgifter avseende detta lagras upp till sju (7) år från anställningens upphörande, i enlighet med 7 kap 2 § bokföringslagen, och i vissa fall fram till individens pensionsålder för att uppfylla kraven vid rätt till återanställning liksom att kunna redovisa för de fall någon invänder mot pensionsunderlaget.
Vi gallrar dock de flesta av dina personuppgifter, såsom läkarintyg och varningar, under anställningsförhållandet när dessa inte längre har ett legitimt skäl. Vissa personuppgifter relaterade till redovisning måste lagras längre eller information relaterade till löner enligt nedan.
(ii) Information om lön, pension m.m.
Informationen, som är relevant för ändamålet, sparas i sju (7) år i enlighet med 7 kap 2 § bokföringslagen. Lönerelaterade handlingar sparas i tio (10) år, vilket grundar sig i att ett lönekrav, som utgångspunkt, preskriberas efter tio (10) år enligt 2 § preskriptionslagen. För att kunna hålla reda på sparade semesterdagar sparas handlingar som avser detta två (2) år från utgången av det semesterår då arbetstagaren enligt lagen skulle ha erhållit den aktuella förmånen, detta enligt 33 § semesterlagen.
(iii) Information om arbetsskador och rehabilitering
Vissa läkarundersökningar enligt arbetsmiljölagen och resultatet av dem ska sparas i tio (10) år. Från det datum då viss exponering upphört ska register över arbetstagare som exponerats för vissa ämnen lagras i fyrtio (40) år.
Detta framgår av 3 § Arbetsmiljöförordningen.
Under pågående anställning lagrar vi uppgifter om rehabilitering under rehabiliteringsperioden och i efterhand för att kunna säkerställa att rehabiliteringen fullgjorts men även för att kunna vidta relevanta åtgärder vid nytt behov av rehabilitering.
Det görs dock en prövning i varje enskilt fall sett till rehabiliteringens syfte. Se exempelvis AFS 1994:1 11§ (med 9 §).
4.4 Övrigt
För det fall FPKE har annan situation där personuppgifter samlas in så kommer information lämnas till dig, exempelvis i samband med att vi frågar om ditt samtycke.
5. SKYDDET OCH DELNING AV ERA PERSONUPPGIFTER
För att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss har FPKE vidtagit de säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Endast personer inom FPKE som har behov av att behandla personuppgifter i enlighet med ovan angivna ändamål har tillgång till uppgifterna.
FPKE kan dela personlig information med tredje part i de fall du har samtyckt, men främst om det finns en annan rättslig grund för sådan hantering. FPKE medger dock att detta bör göras restriktivt. Exempel på delning kan vara till samarbetspartners (andra organisationer inom relevant kyrkoinriktning) eller IT- och molntjänster. FPKE vidtar i sådana fall alltid nödvändiga åtgärder för att dina uppgifter ska hanteras på ett säkert sätt, exempelvis med relevanta avtal.
FPKE kan även komma att dela dina personuppgifter med myndigheter ifall sådan rättslig förpliktelse finns eller om det exempelvis uppkommer en rättslig tvist där FPKE behöver skydda sina intressen.
FPKE strävar alltid efter att behandla och lagra dina personuppgifter inom EU / EES. Användaren bör vara medveten om att regler utanför EU / EES kan innebära mindre skydd för dina personuppgifter. I dagsläget behandlas alla personuppgifter inom EU / EES.
Skulle dina personuppgifter behöva överföras och lagras utanför EU / EES väljer FPKE dessa aktörer med största omsorg och med avseende på din integritet. FPKE kommer också att vidta alla nödvändiga säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en tillräcklig skyddsnivå (till exempel med hjälp av godkända standardklausuler och ytterligare lämpliga skyddsåtgärder). Vi kommer likväl meddela dig i de fall sådan överföring planeras eller har skett.
Du kan läsa mer om standardavtalsklausulerna och erhålla en kopia på:
6. RÄTTIGHETER
Kostnadsfritt registerutdrag
Under förutsättning att FPKE är personuppgiftsansvarig har du, när som helst, rätt att kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag med information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen av dessa personuppgifter och information om varifrån dessa personuppgifter har inhämtats, samt till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Ni har även rätt att i registerutdraget få information om den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Ni har även rätt att få reda på förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering). Begäran om att få ta del av sådan information skall FPKEs skriftlig och skickas till FPKE på den adress som anges under rubriken ”Personuppgiftsansvarig”.
Dataportabilitet
Ni har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra Era personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätta och radera
FPKE kommer att på Er begäran eller eget initiativ rätta, avidentifiera, komplettera eller radera uppgifter som upptäcks felaktiga, ofullständiga eller missvisande. FPKE är i vissa fall skyldig att behandla Era personuppgifter trots att Ni har begärt att dessa ska tas bort, exempelvis vid rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Begränsa användning
Ni har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.
Återkalla samtycke
I de fall Ni tidigare har lämnat samtycke till behandling av Era personuppgifter, har Ni rätt att återkalla det samtycket såväl muntligt som skriftligt. Att Ni återkallar samtycket påverkar inte lagligheten av behandlingen innan det återkallas.
Automatiskt beslutsfattande
Ni har rätt att invända mot behandling som enbart bygger på automatiserat beslutsfattande (vilket inkluderar profilering), när det beslutsfattandet har en juridisk effekt på Er eller på annat sätt påverkar Er väsentligt.
FPKE ägnar sig inte åt helt automatiserat beslutsfattande som har en juridisk eller på annat sätt betydande effekt med hjälp av personuppgifter.
Utöva rättigheter, ställa frågor eller ge klagomål
Om Ni vill utöva någon av ovanstående rättigheter, om Ni har några frågor angående personuppgifter som innehas av FPKE, om Ni har frågor om denna integritetspolicy eller om Ni är missnöjd med FPKEs behandling av Era personuppgifter, tveka inte att kontakta FPKE, vars kontaktuppgifter finns under punkt 2 i denna policy.
Observera att även om Ni invänder mot viss behandling av personuppgifter kan FPKE fortfarande utföra den relevanta behandlingen om det är tillåtet eller krävs enligt lag, till exempel för att kunna uppfylla juridiska eller avtalsenliga krav.
Ni har alltid rätt att lämna in ett klagomål till relevant tillsynsmyndighet där Ni bor, arbetar eller där en påstådd överträdelse av GDPR har inträffat. Ni hittar relevant myndighet i Er land här:
http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
I Sverige kontaktar Ni Integritetsskyddsmyndigheten exempelvis per mail till imy@imy.se.
â
â